Модуль «Бумажный архив» переводит учёт бумажных экземпляров технической документации и взаимодействие с архивом в электронный вид.
В системе можно регистрировать документацию, вести учёт мест хранения, оформлять её передачу заказчику, и формировать отчётность. Электронные карточки учёта связаны с комплектами в дереве проектов, объединяют актуальные сведения и историю архивных операций.
Возможности модуля
Инвентарные номера
Оформление заявок на присвоение инвентарных номеров документации.
Размещение в архиве
Оформление заявок на размещение бумажных экземпляров и учёт их расположения.
Передача заказчику
Подготовка заявок на передачу документации заказчику с прохождением согласования.
Карточки учёта
Регистрация документов и их инвентарных номеров с использованием карточек учёта и инвентарных книг.
Места хранения
Ведение справочника мест хранения для определения расположения экземпляров в архиве.
Отчётность
Получение сведений об архивной документации в доступных отчётах.
Согласование архивных операций
Заявка определяет, какую операцию необходимо выполнить с документацией. Для присвоения номера, размещения в архиве и передачи заказчику предусмотрены маршруты согласования.
Если при согласовании выявлены замечания, заявка возвращается на корректировку. Это позволяет уточнить сведения до выполнения архивной операции.
Учёт документов и мест хранения
Карточка учёта и инвентарная книга используются для регистрации документации. Инвентарный номер помогает идентифицировать документ, а сведения о месте хранения — определить расположение его бумажных экземпляров.
Для работы со сводными данными предусмотрены преднастроенные отчёты.
Практическая польза
- Электронные заявки с преднастроенными маршрутами обработки.
- Автоматическое присвоение инвентарных номеров.
- Карточки учёта, связанные с документацией в дереве проектов.
- История размещения, передачи и выпуска РВИ в одной карточке.
- Актуальные сведения о местах хранения без бумажных журналов.