Компания "АППИУС-Цифровые решения" завершила внедрение системы технического документооборота «Appius-PLM Технический документооборот» (далее - "Appius-PLM ТДО") в крупном российском центре по оказанию инжиниринговых услуг ООО «ГПИ Сахалин».
Краткая справка
ООО «ГПИ Сахалин» (далее – Заказчик) – специализированный центр компетенций для оказания проектно-технических услуг на производственных и инфраструктурных объектах любой сложности. ЗАКАЗЧИК предоставляет полный цикл инжиниринговых услуг (техническое сопровождение эксплуатации, архитектурное и гражданское строительство, управление строительством, подбор и поставка МТР и т.п.) в нефтегазовой и смежных отраслях экономики различных регионов нашей страны.
Необходимость внедрения системы «Appius-PLM ТДО» определили следующие факторы:
- существующая система технического документооборота не покрывала всех потребностей ЗАКАЗЧИКА, включая автоматизацию бизнес-процессов
- важность оперативного получения статистических сведений по состоянию подготовки документации
- потребность в переходе на современные методы обработки данных
- переход на программное обеспечение российской разработки
Цели проекта
Основными целями проекта внедрения были установлены:
- обеспечение сотрудников Заказчика единой системой технического документооборота;
- переход с ранее внедренной системы технического документооборота с целью автоматизации процессов контроля выпуска, согласования и рассмотрения проектно-технической документации;
- автоматизация специфических процессов работы с технической документацией таких, как верификация, модификация, внутри- и междисциплинарная проверки и др.;
- переход на отечественную систему на базе платформы 1С:Предприятие;
- структурирование и архивирование технической документации в разрезе проектов.
Выбор системы
Заказчик выбирал систему технического документооборота, в первую очередь, обращая внимание на эффективность работы пользователей, обеспечение технической поддержки собственными специалистами службы ИТ, а также на возможность интеграции с другими, уже использующимися на предприятии, конфигурациями на платформе 1С:Предприятие.
Кроме того, немаловажным фактором при выборе программного обеспечения стали широкие опции по систематизации хранения технической документации, а именно простое и быстрое перестроение имеющегося электронного архива. Именно поэтому было отдано предпочтение российской системе «Appius-PLM ТДО», работающей на платформе 1С:Предприятие 8.3.
Команда внедрения
Со стороны "APPIUS-Цифровые решения" в проекте участвовали 1 руководитель проекта, 2 бизнес-аналитика и команда разработчиков. Со стороны Заказчика во внедрении принимали участие начальник управления информационного менеджмента проектов, инженер по управлению проектами, руководитель ИТ – проектов, команда проектных инженеров, группа ИТ-специалистов, включая разработчиков 1C, группа тестировщиков, включая отдел по контролю за документацией.
Этапы внедрения
Перед началом работы над проектом обе стороны составили и согласовали график, основными этапами которого являлись:
- совместная установка системы;
- ввод нормативно-справочной информации (проекты, объекты, дисциплины, виды документов, типы документов, статусы и т.д.);
- совместная загрузка существующих данных;
- разработка и настройка процесса «Верификация документов»;
- ввод данных по одному пилотному проекту;
- настройка импорта документации из входящей накладной;
- настройка создания проектов, новых документов, получение номеров, формирование календарного плана работ для выдачи задач исполнителям;
- настройка процесса рассмотрения документации;
- настройка уведомлений на внешнюю почту;
- разработка и настройка процесса «Заявка на модификацию документов»;
- разработка модуля интеграции с nanoCAD;
- разработка программы и методики испытаний системы;
- разработка эксплуатационной документации;
- проведение обучения и подготовка инструкций;
- проведение опытно-промышленного тестирования;
- ввод системы в промышленную эксплуатацию.
Подготовка к внедрению
Подготовка к внедрению включала в себя ряд мероприятий. В первую очередь, команда внедрения провела обследование существующей организации технического документооборота непосредственно на территории Заказчик.
Были запрошены и тщательно проанализированы действующие инструкции, процедуры и регламенты, касающиеся разработки и управления проектной документацией. Более того, наши сотрудники провели серию интервью со специалистами Заказчика, непосредственно осуществляющими деятельность по управлению технической документацией. В ходе таких бесед были выделены важные особенности внутренних процессов Заказчика, определены ключевые требования к настройке системы. По итогам интервью и анализа документации была подготовлена «Процедура управления технической документацией проекта с помощью системы «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией», которая легла в основу дальнейшей настройки и доработки системы Appius-PLM ТДО. Этот документ включает в себя описание:
- уровней доступа, прав и ролей в системе;
- структуры документации и свойств элементов;
- методики присвоения обозначений документации;
- регистрации документации;
- разнообразных процессов рассмотрения документации;
- работы с накладными;
- процесса обмена документацией с контрагентами (подрядчиками, поставщиками);
- работы с финальными версиями документации;
- отчетов, которые можно подготовить автоматически.
Одна из особенностей внедрения системы – двуязычное представление информации, т.к. ранее ЗАКАЗЧИК осуществлял деятельность по управлению технической документацией на 2-х языках.
Разработка структуры дерева проектов
Дерево проектов системы является основным пользовательским интерфейсом, который при тщательно проработанном построении обеспечивает простой и быстрый доступ к нужной информации. Для Заказчика оптимальным оказалось комбинированное построение дерева проектов, т.е. была определена стационарная часть и динамические ветви дерева, которые выстраиваются и обновляются системой автоматически по предварительно настроенным правилам.
Кроме того, при определении структуры постарались учесть привычный сотрудникам Заказчика вид дерева в ранее использовавшейся системе. Стационарная часть дерева проектов была выстроена в соответствии с регламентом идентификации документов следующим образом.
Динамические разделы дерева проектов представлены такими разделами, как «Структура по дисциплинам», «Структура по разделам ПД» и др.
Для дальнейшей работы была создана библиотека шаблонов структур для новых проектов.
Определение свойств элементов системы
Одним из важнейших и сложных шагов в самом начале внедрения системы было определение набора свойств для видов элементов системы (объекта, проекта, модуля, документов и т.п.). Свойства элементов являются основным инструментом для дальнейшей настройки различных функциональных модулей, например, на основе набора свойств документа были разработаны разнообразные системные отчеты и построена динамическая структура дерева проектов, упомянутая выше.
Загрузка существующих (исторических) данных
В "Appius-PLM Технический документооборот" предусмотрен типовой специализированный модуль универсальной загрузки документации. Этот модуль используется для импорта в систему как существующих данных, так и графика выдачи документации (создание пустых карточек документов, которые запланированы к выпуску), т.е. для загрузки главного реестра документации (Master Document Register / MDR).
Перед загрузкой существующих данных была выполнена подготовительная работа по экспорту информации из ранее использовавшейся системы, а именно были составлены реестры для загрузки, содержащие основные параметры документов (обозначение, наименование, статус, дисциплина, тип, основные вехи жизненного цикла – даты и т.п.). Кроме того, были сформированы (экспортированы из хранилища Заказчика) пакеты файлов документов, которые также загрузили в систему Appius-PLM ТДО.
Создание статусной модели для документации
На этапе внедрения особое внимание уделялось обеспечению прозрачности и понятности информации,
с которой работают рядовые пользователи. В частности, нужно было сделать так, чтобы при одном взгляде на свойства (их значения) сразу становился понятным текущий статус любого документа. Задача осложнялась тем, что в системе появились несколько видов документов с разным набором значений свойств.
Специалистами – аналитиками команды внедрения была разработана и внедрена статусная модель для каждого вида документации, в которой были обозначены все возможные комбинации значений свойств документации, меняющиеся в ходе жизненного цикла того или иного вида документа.
Статусная модель жизненного цикла документа (Design)
На основе статусной модели был разработан и внедрен специальный справочник статусов для элементов системы, который позволил создать специфический набор значений статусов для каждого вида документации Заказчика.
Настройка работы с накладными
В систему Appius-PLM ТДО встроен типовой модуль, который обеспечивает простую и быструю загрузку накладных.
Этот модуль является удобным инструментом для быстрой загрузки накладных и информации, переданной с ними. Перед использованием данного механизма была произведена его настройка в соответствии с форматом накладных, который использует ЗАКАЗЧИК. Таким образом, утвердив формат накладной и настроив импорта единожды, ЗАКАЗЧИК получил удобный инструмент для автоматической обработки данных.
Настройка процесса рассмотрения документации
Система Appius-PLM ТДО имеет встроенный типовой модуль бизнес-процесса рассмотрения документации, который позволяет автоматизировать рассылку материалов на рассмотрение ответственным специалистам (как по предварительно загруженной матрице распределения документов, так и составив список вручную), дает простой и удобный инструмент для комментирования (онлайн и офлайн), формирует сводные файлы результатов рассмотрения.
Для ЗАКАЗЧИКА была проведена настройка и адаптация типового решения, а именно:
- настроено автоматическое уведомление участников процесса, которое приходит на электронную почту;
- приведен в соответствие с требованиями ЗАКАЗЧИКА перечень возможных вариантов выбора результата рассмотрения документа («Вне компетенции», «Рассмотрен с замечаниями», «Рассмотрен без замечаний»);
- настроена логика и определены возможности роли куратора процессов рассмотрения в части работы с замечаниями рядовых рецензентов;
- настроен формат сводного листа замечаний, автоматически формирующегося системой по завершении процессов;
- настроен механизм запуска повторных процессов рассмотрения документации.
Типовой модуль бизнес-процесса рассмотрения документации системы с самого начала был разработан таким образом, что в него заложены общепринятые понятия и механизмы рассмотрения документации, т.е. является универсальным инструментом, который может использоваться сразу после установки системы с минимальными и простыми настройками.
Разработка уникальных процессов работы с документацией
Деятельность ЗАКАЗЧИКА имеет ряд особенностей, которые отражены в бизнес-процессах работы с документацией. До внедрения системы подавляющее большинство этапов таких процессов выполнялись вручную с использованием стандартного пакета офисных программ.
Был проведен тщательный анализ бизнес-процессов и созданы их карты, которые легли в основу их автоматизации. Для каждого процесса были определены участники, их роли и обязанности.
Множество документов, загруженных в систему, являются историческими данными, переданными ЗАКАЗЧИКУ в неупорядоченном виде. Для корректной организации документов в системе, их систематизации, возможности их поиска и т.п. документы – исторические данные проходят процесс верификации, в ходе которого сотрудниками ЗАКАЗЧИКА выполняется проверка соответствия текущих значений свойств документа его содержанию и требований к оформлению. Кроме того, проверяется наличие файлов разработки.
Результатом прохождения документации через процесс верификации являются исправленные, корректные данные в карточках документов, что облегчает дальнейшую работу с ними.
Модификация документации
Другим уникальным процессом является модификация документации. Это один из основных бизнес-процессов, связанных с разработкой технической документации ЗАКАЗЧИКА. Для документации, подлежащей модификации, в дереве проектов была создана отдельная область, чтобы пользователям легко было ориентироваться во всем объеме документации.
Кроме того, команда внедрения пришла к выводу, что с учетом сложности процесса, необходимо создание нового элемента системы «Документ на модификацию» с определенным набором свойств и статусов.
Модификация документации – это корректировка и обновление старых технических документов на промышленные объекты, находящиеся в эксплуатации, чем-то похоже на разработку документации по техническому перевооружению. С помощью системного модуля универсального бизнес-процесса был составлен и настроен процесс модификации.
Процесс был разбит на этапы. Система позволяет отследить и проконтролировать выполнение каждого этапа модификации, таким образом дает возможность понять, в каком состоянии находится документ, и кто за него отвечает в данный момент.
В ходе процесса модификации система автоматически выполняет ряд операций по заранее установленным правилам, значительно экономя рабочее время сотрудников ЗАКАЗЧИКА:
- создание новых элементов определенного типа на основе уже существующих в системе;
- копирование файлов документов типа «Native file» с корректировкой его имени;
- корректировка номера документа;
- корректировка номера ревизии;
- создание двусторонней горизонтальной связи между элементами, обеспечивая таким образом быстрый переход между ними.
Внутри- и междисциплинарная проверка документации
В соответствии с регламентами ЗАКАЗЧИКА каждый разрабатываемый документ в зависимости от содержания должен пройти:
- только внутридисциплинарную проверку (проверка документа внутри одной дисциплины с последующим выпуском);
- внутридисциплинарную проверку с последующей междисциплинарной (проверка документа разными дисциплинами).
Процессы ЗАКАЗЧИКА являются разветвленными и сложными. Каждый этап процесса был реализован в системе в виде автоматически формирующейся задачи для пользователя в соответствии с ролью в конкретном процессе.
Для этапа «Первичная проверка» специалисты ООО «АППИУС-Цифровые решения» разработали справочник «Область проверки», в котором хранятся шаблоны для создания проверочных листов для разных документов в зависимости от их содержания (тип и дисциплина).
Гибкость программного кода позволила автоматизировать бумажные проверочные формы, которые использовали сотрудники ЗАКАЗЧИКА в повседневной работе.
В ходе проверки документа участники процесса проверяют соответствие оформления и содержания каждому требованию, перечисленному в проверочном листе.
Перечень областей проверки подбирается автоматически системой в зависимости от таких свойств самого документа, как группа, дисциплина и тип. По завершении проверки специалисты подписывают лист электронной подписью.
Кроме того, при необходимости можно вывести результат проверки на печать, т.е. система автоматически сформирует документ, соответствующий утвержденному внутренними регламентами формату.
Интеграция с nanoCAD
Одной из важнейших задач этого проекта внедрения Appius-PLM ТДО было обеспечение интеграции с отечественной САПР-платформой nanoCAD, тем самым создавая единую комплексную среду для разработки и управления документацией.
Модуль интеграции позволяет выполнять следующие операции:
- сохранять документы;
- открывать документов DWG;
- блокировать документы от изменения при совместном редактировании;
- синхронизировать изменения свойств документов;
- работать с внешними ссылками xref.
Файл документа берется на редактирование в системе:
После того, как файл откроется в nanoCAD, отобразится подтверждение связи файла с базой «Appius-PLM ТДО»:
Открытый из системы файл запоминается компонентом до окончания редактирования. Можно продолжать редактирование локально, закрывать nanoCAD, документ и т.д. При сохранении файла в систему атрибуты его блоков анализируются, и их значения могут быть присвоены документу системы, файл которого необходимо сохранить. Такая синхронизация свойств при сохранении позволяет редактировать параметры основной надписи файла и сразу присваивать эти значения свойствам документа. Кроме того, предусмотрены ручные режимы синхронизации атрибутов и свойств документа с помощью специальных команд.
Обучение
Принимая во внимание большую численность персонала ЗАКАЗЧИКА и значительный объем информации, которую необходимо усвоить пользователям, обучение проводилось в несколько этапов. Во-первых, были составлены несколько программ для разных категорий пользователей:
- Администратор системы
- Администратор данных системы
- Специалист по документообороту
- Пользователь
Обучение администратора системы и администратора данных проходило также во время настройки, т.е. ответственные специалисты ЗАКАЗЧИКА непосредственно участвовали в управлении системными настройками, создании и заполнении основных справочников, создании и настройке учетных записей новых пользователей, работе с элементами системы и т.д.
Обучение рядовых пользователей проходило как офлайн, т.е. на территории ЗАКАЗЧИКА совместно с сотрудниками, так и онлайн. Несколько групп приняли участие в ряде обучающих семинаров, по окончании которых были переданы видеозаписи уроков, а также текстовые инструкции по работе с системой.
Перспективы развития системы
В ходе внедрения системы ЗАКАЗЧИК увидел перспективы для дальнейшей автоматизации процессов работы с технической документацией. Например, подготовка проектных документов, учитывающих требования к сертификации и иной документации для каждой единицы МТР в соответствии с внутренними регламентами, обеспечение возможности сквозного прослеживания и связывания каждой отдельной единицы МТР в различных документах, подготовка документов, необходимых для выполнения строительно-монтажных работ и т.п.
Кроме того, предполагается увеличение числа активных пользователей системы, в том числе и внешних контрагентов.