Электронный архив документов, управление структурой проекта, ассоциативная связь между документами, управление статусами документации, работа с файлами любых форматов, быстрая загрузка данных, настраиваемые права доступа и многокритериальный поиск.
Преобразование бумажных документов в электронные файлы и, как следствие, организация архива электронной документации создают условия для наибольшей эффективности работы любой компании, увеличивают оперативность взаимодействия сотрудников, снижают затраты предприятия и повышают безопасность документов. Ведение электронного архива гарантирует упорядоченное хранение офисных файлов в едином информационном пространстве организации, улучшает совместную работу специалистов, обеспечивает надлежащее отслеживание ревизий документации и соблюдение нормативных требований.
Дерево проектов
Основным интерфейсом электронного архива в системе является дерево проектов. В нем сосредоточены действия по управлению структурой проекта, жизненным циклом документов и их изменениями, формированию отчетов и т. д. В виде закладок отображается связанная с текущим элементом информация: свойства, права доступа, применяемость, файлы, накладные, задачи, бизнес-процессы и т. д.
Дерево проектов является универсальным средством навигации по данным в системе и работает со всеми структурами данных, организуя их просмотр удобным представлением в виде иерархии.
Основой организации электронного архива является электронный документ, который всегда относится к определенному виду. Вид определяет смысл его содержательной и реквизитной части. Содержательную часть электронного документа составляют файлы, а реквизитную – параметры документа. К основным видам элементов, отвечающим за функции электронного документа, относятся:
- документ (лист);
- комплект документов;
- нормативный документ;
- сметный документ;
- исполнительный документ.
Учетной единицей в системе является комплект документов, который может быть детализирован полистно, при этом к каждому документу можно добавить несколько файлов любого формата (например, pdf и формат разработки). Данная структура позволяет легко организовать электронный архив проектной, сметной, рабочей, исполнительной, разрешительной, рабочей конструкторской документации на оборудование.
В системе есть функция выгрузки файлов на диск как для отдельного документа, так и для выделенных комплектов/объектов/проектов. При этом возможно создать структуру папок, добавить файлы в архив и указать пароль доступа.
Права доступа
Для коллективной работы нескольких пользователей в системе используется разграничение доступа к информации. Права доступа комбинируются, с одной стороны, из ролей пользователя, а с другой стороны, внутренней системой разграничения прав доступа. Для каждого элемента системы задается объектная и групповая политики.
Объектная политика назначается элементу при его создании и может наследоваться от родителя его потомкам. Групповая политика на элементы и их параметры назначается автоматически в ходе бизнес-процесса согласования.
Поиск
В системе реализован быстрый поиск информации с помощью многокритериального фильтра:
- строка поиска с возможностью указания маски (части наименования или обозначения элемента);
- места поиска (конкретные проекты, папки и т.д.);
- вид элемента (например, комплект документов, лист, смета и т.д.);
- дата/период создания, получения и передачи контрагенту;
- параметры (статус, состояние рассмотрения, вид документа и т.д.).
Механизм поиска в системе даёт возможность искать документы разных форматов в базе по текстовому содержимому прикрепленных файлов (pdf, odt, doc и др.). Можно найти любой файл в системе, зная, к примеру, слово, фразу, обозначение или иное текстовое содержимое находящегося внутри документа.
Инструмент обеспечивает быстрый поиск документов посредством предварительного индексирования (извлечения из них текстовой информации). Индексация документов происходит автоматически при помощи фонового задания: система по расписанию индексирует содержимое новых добавленных в систему документов.
Управление структурой
Система позволяет сформировать ведомость объемов работ (ВОР) и спецификацию оборудования и материалов (СО). Элементами данных документов являются: оборудование, материалы, стандартные и прочие изделия, работы. Для удобства работы с ограничительным перечнем создан специальный инженерный справочник, элементы которого связываются со справочником номенклатуры. Непосредственное формирование состава ВОР и спецификации происходит в окне управления структурой.
Основные преимущества