ПОПРОБОВАТЬ БЕСПЛАТНО

Внедрение системы технического документооборота «Appius-PLM ТДО» в крупной организации, осуществляющей проектную деятельность в нефтегазовой отрасли
Компания АППИУС завершила внедрение системы технического документооборота «Appius-PLM Технический документооборот» (далее - Appius-PLM ТДО) в крупном российском центре по оказанию инжиниринговых услуг ООО «ГПИ Сахалин».
Краткая справка
ООО «ГПИ Сахалин» (далее – ЗАКАЗЧИК) – специализированный центр компетенций для оказания проектно-технических услуг на производственных и инфраструктурных объектах любой сложности. ЗАКАЗЧИК предоставляет полный цикл инжиниринговых услуг (техническое сопровождение эксплуатации, архитектурное и гражданское строительство, управление строительством, подбор и поставка МТР и т.п.)
в нефтегазовой и смежных отраслях экономики различных регионов нашей страны.

Необходимость внедрения системы «Appius-PLM ТДО» определили следующие факторы:

  • существующая система технического документооборота не покрывала всех потребностей ЗАКАЗЧИКА, включая автоматизацию бизнес-процессов
  • важность оперативного получения
    статистических сведений
    по состоянию подготовки документации
  • потребность в переходе на современные
    методы обработки данных
  • переход на программное обеспечение
    российской разработки
Цели проекта
Основными целями проекта внедрения были установлены:
  • обеспечение сотрудников ЗАКАЗЧИКА единой системой технического документооборота;
  • переход с ранее внедренной системы технического документооборота с целью автоматизации процессов контроля выпуска, согласования и рассмотрения проектно-технической документации;
  • автоматизация специфических процессов работы с технической документацией таких, как верификация, модификация, внутри- и междисциплинарная проверки и др.;
  • переход на отечественную систему на базе платформы 1С:Предприятие;
  • структурирование и архивирование технической документации в разрезе проектов.
Выбор системы
ЗАКАЗЧИК выбирал систему технического документооборота, в первую очередь, обращая внимание на эффективность работы пользователей, обеспечение технической поддержки собственными специалистами службы ИТ, а также на возможность интеграции с другими, уже использующимися на предприятии, конфигурациями на платформе 1С:Предприятие.

Кроме того, немаловажным фактором при выборе программного обеспечения стали широкие опции по систематизации хранения технической документации, а именно простое и быстрое перестроение имеющегося электронного архива. Именно поэтому было отдано предпочтение российской системе «Appius-PLM ТДО», работающей на платформе 1С:Предприятие 8.3.
Команда внедрения
Со стороны АППИУС в проекте участвовали 1 руководитель проекта, 2 бизнес-аналитика и команда разработчиков. Со стороны ЗАКАЗЧИКА во внедрении принимали участие начальник управления информационного менеджмента проектов, инженер по управлению проектами, руководитель ИТ – проектов, команда проектных инженеров, группа ИТ-специалистов, включая разработчиков 1C, группа тестировщиков, включая отдел по контролю за документацией.
Этапы внедрения

Перед началом работы над проектом обе стороны составили и согласовали график, основными этапами которого являлись:

  • совместная установка системы;
  • ввод нормативно-справочной информации (проекты, объекты, дисциплины, виды документов, типы документов, статусы и т.д.);
  • совместная загрузка существующих данных;
  • разработка и настройка процесса «Верификация документов»;
  • ввод данных по одному пилотному проекту;
  • настройка импорта документации из входящей накладной;
  • настройка создания проектов, новых документов, получение номеров, формирование календарного плана работ для выдачи задач исполнителям;
  • настройка процесса рассмотрения документации;
  • настройка уведомлений на внешнюю почту;
  • разработка и настройка процесса «Заявка на модификацию документов»;
  • разработка модуля интеграции с nanoCAD;
  • разработка программы и методики испытаний системы;
  • разработка эксплуатационной документации;
  • проведение обучения и подготовка инструкций;
  • проведение опытно-промышленного тестирования;
  • ввод системы в промышленную эксплуатацию.
Подготовка к внедрению

Подготовка к внедрению включала в себя ряд мероприятий.

В первую очередь, команда внедрения провела обследование существующей организации технического документооборота непосредственно на территории ЗАКАЗЧИКА.

Были запрошены и тщательно проанализированы действующие инструкции, процедуры и регламенты, касающиеся разработки и управления проектной документацией. Более того, наши сотрудники провели серию интервью со специалистами ЗАКАЗЧИКА, непосредственно осуществляющими деятельность по управлению технической документацией. В ходе таких бесед были выделены важные особенности внутренних процессов ЗАКАЗЧИКА, определены ключевые требования к настройке системы. По итогам интервью и анализа документации была подготовлена «Процедура управления технической документацией проекта с помощью системы «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией», которая легла в основу дальнейшей настройки и доработки системы Appius-PLM ТДО. Этот документ включает в себя описание:
  • уровней доступа, прав и ролей в системе;
  • структуры документации и свойств элементов;
  • методики присвоения обозначений документации;
  • регистрации документации;
  • разнообразных процессов рассмотрения документации;
  • работы с накладными;
  • процесса обмена документацией с контрагентами (подрядчиками, поставщиками);
  • работы с финальными версиями документации;
  • отчетов, которые можно подготовить автоматически.
Одна из особенностей внедрения системы – двуязычное представление информации, т.к. ранее ЗАКАЗЧИК осуществлял деятельность по управлению технической документацией на 2-х языках.
Разработка структуры дерева проектов
Дерево проектов системы является основным пользовательским интерфейсом, который при тщательно проработанном построении обеспечивает простой и быстрый доступ к нужной информации. Для ЗАКАЗЧИКА оптимальным оказалось комбинированное построение дерева проектов, т.е. была определена стационарная часть и динамические ветви дерева, которые выстраиваются и обновляются системой автоматически по предварительно настроенным правилам.
Кроме того, при определении структуры постарались учесть привычный сотрудникам ЗАКАЗЧИКА вид дерева в ранее использовавшейся системе. Стационарная часть дерева проектов была выстроена в соответствии с регламентом идентификации документов следующим образом (рис. 1).

Динамические разделы дерева проектов представлены такими разделами, как «Структура по дисциплинам», «Структура по разделам ПД» и др.
Для дальнейшей работы была создана библиотека шаблонов структур для новых проектов.

Рис. 1

Определение свойств элементов системы
Одним из важнейших и сложных шагов в самом начале внедрения системы было определение набора свойств для видов элементов системы (объекта, проекта, модуля, документов и т.п.). Свойства элементов являются основным инструментом для дальнейшей настройки различных функциональных модулей, например, на основе набора свойств документа были разработаны разнообразные системные отчеты и построена динамическая структура дерева проектов, упомянутая выше.
Загрузка существующих
(исторических) данных
В Appius-PLM ТДО предусмотрен типовой специализированный модуль универсальной загрузки документации. Этот модуль используется для импорта в систему как существующих данных, так и графика выдачи документации (создание пустых карточек документов, которые запланированы к выпуску), т.е. для загрузки главного реестра документации (Master Document Register / MDR).

Перед загрузкой существующих данных была выполнена подготовительная работа по экспорту информации из ранее использовавшейся системы, а именно были составлены реестры для загрузки, содержащие основные параметры документов (обозначение, наименование, статус, дисциплина, тип, основные вехи жизненного цикла – даты и т.п.). Кроме того, были сформированы (экспортированы из хранилища ЗАКАЗЧИКА) пакеты файлов документов, которые также загрузили в систему Appius-PLM ТДО.
Создание статусной модели
для документации
На этапе внедрения особое внимание уделялось обеспечению прозрачности и понятности информации,
с которой работают рядовые пользователи. В частности, нужно было сделать так, чтобы при одном взгляде на свойства (их значения) сразу становился понятным текущий статус любого документа. Задача осложнялась тем, что в системе появились несколько видов документов с разным набором значений свойств.

Специалистами – аналитиками команды внедрения была разработана и внедрена статусная модель для каждого вида документации, в которой были обозначены все возможные комбинации значений свойств документации, меняющиеся в ходе жизненного цикла того или иного вида документа (рис. 2).

Статусная модель жизненного цикла документа (Design)

Рис. 2

На основе статусной модели был разработан и внедрен специальный справочник статусов для элементов системы, который позволил создать специфический набор значений статусов для каждого вида документации ЗАКАЗЧИКА (рис. 3).

Рис.3

Настройка работы с накладными
В систему Appius-PLM ТДО встроен типовой модуль, который обеспечивает простую и быструю загрузку накладных (рис. 4).

Этот модуль является удобным инструментом для быстрой загрузки накладных и информации, переданной с ними. Перед использованием данного механизма была произведена его настройка в соответствии с форматом накладных, который использует ЗАКАЗЧИК. Таким образом, утвердив формат накладной и настроив импорта единожды, ЗАКАЗЧИК получил удобный инструмент для автоматической обработки данных (рис. 5).

Рис. 4

Рис. 5

Настройка процесса
рассмотрения документации
Система Appius-PLM ТДО имеет встроенный типовой модуль бизнес-процесса рассмотрения документации, который позволяет автоматизировать рассылку материалов на рассмотрение ответственным специалистам (как по предварительно загруженной матрице распределения документов, так и составив список вручную), дает простой и удобный инструмент для комментирования (онлайн и офлайн), формирует сводные файлы результатов рассмотрения.
Для ЗАКАЗЧИКА была проведена настройка и адаптация типового решения, а именно:
  • настроено автоматическое уведомление участников процесса, которое приходит на электронную почту;
  • приведен в соответствие с требованиями ЗАКАЗЧИКА перечень возможных вариантов выбора результата рассмотрения документа («Вне компетенции», «Рассмотрен с замечаниями», «Рассмотрен без замечаний»);
  • настроена логика и определены возможности роли куратора процессов рассмотрения в части работы с замечаниями рядовых рецензентов;
  • настроен формат сводного листа замечаний, автоматически формирующегося системой по завершении процессов;
  • настроен механизм запуска повторных процессов рассмотрения документации.

Рис. 6

Типовой модуль бизнес-процесса рассмотрения документации системы с самого начала был разработан таким образом, что в него заложены общепринятые понятия и механизмы рассмотрения документации, т.е. является универсальным инструментом, который может использоваться сразу после установки системы с минимальными и простыми настройками (рис. 6).
Разработка уникальных процессов
работы с документацией
Деятельность ЗАКАЗЧИКА имеет ряд особенностей, которые отражены в бизнес-процессах работы с документацией. До внедрения системы подавляющее большинство этапов таких процессов выполнялись вручную с использованием стандартного пакета офисных программ (рис. 7).

Рис. 7

Был проведен тщательный анализ бизнес-процессов и созданы их карты, которые легли в основу их автоматизации. Для каждого процесса были определены участники, их роли и обязанности.
Верификация документации
Множество документов, загруженных в систему, являются историческими данными, переданными ЗАКАЗЧИКУ в неупорядоченном виде. Для корректной организации документов в системе, их систематизации, возможности их поиска и т.п. документы – исторические данные проходят процесс верификации, в ходе которого сотрудниками ЗАКАЗЧИКА выполняется проверка соответствия текущих значений свойств документа его содержанию и требований к оформлению (рис. 8). Кроме того, проверяется наличие файлов разработки.

Рис. 8

Результатом прохождения документации через процесс верификации являются исправленные, корректные данные в карточках документов, что облегчает дальнейшую работу с ними.
Модификация документации
Другим уникальным процессом является модификация документации. Это один из основных бизнес-процессов, связанных с разработкой технической документации ЗАКАЗЧИКА. Для документации, подлежащей модификации, в дереве проектов была создана отдельная область, чтобы пользователям легко было ориентироваться во всем объеме документации.
Кроме того, команда внедрения пришла к выводу, что с учетом сложности процесса, необходимо создание нового элемента системы «Документ на модификацию» с определенным набором свойств и статусов (рис. 9).

Рис. 9

Модификация документации – это корректировка и обновление старых технических документов на промышленные объекты, находящиеся в эксплуатации, чем-то похоже на разработку документации по техническому перевооружению. С помощью системного модуля универсального бизнес-процесса был составлен и настроен процесс модификации (рис. 10).
Процесс был разбит на этапы (рис. 11). Система позволяет отследить и проконтролировать выполнение каждого этапа модификации, таким образом дает возможность понять, в каком состоянии находится документ, и кто за него отвечает в данный момент (рис. 12).
В ходе процесса модификации система автоматически выполняет ряд операций по заранее установленным правилам, значительно экономя рабочее время сотрудников ЗАКАЗЧИКА:
  • создание новых элементов определенного типа на основе уже существующих в системе;
  • копирование файлов документов типа «Native file» с корректировкой его имени;
  • корректировка номера документа;
  • корректировка номера ревизии;
  • создание двусторонней горизонтальной связи между элементами, обеспечивая таким образом быстрый переход между ними.
Внутри- и междисциплинарная
проверка документации
В соответствии с регламентами ЗАКАЗЧИКА каждый разрабатываемый документ в зависимости от содержания должен пройти:
  • только внутридисциплинарную проверку (проверка документа внутри одной дисциплины с последующим выпуском);
  • внутридисциплинарную проверку с последующей междисциплинарной (проверка документа разными дисциплинами).
Процессы ЗАКАЗЧИКА являются разветвленными и сложными. Каждый этап процесса был реализован в системе в виде автоматически формирующейся задачи для пользователя в соответствии с ролью в конкретном процессе.

Для этапа «Первичная проверка» специалисты ООО «АППИУС-Цифровые решения» разработали справочник «Область проверки», в котором хранятся шаблоны для создания проверочных листов для разных документов в зависимости от их содержания (тип и дисциплина) (рис. 13).

Рис. 13

Гибкость программного кода позволила автоматизировать бумажные проверочные формы, которые использовали сотрудники ЗАКАЗЧИКА
в повседневной работе (рис. 14).

В ходе проверки документа участники процесса проверяют соответствие оформления и содержания каждому требованию, перечисленному
в проверочном листе.

Перечень областей проверки подбирается автоматически системой в зависимости от таких свойств самого документа, как группа, дисциплина и тип. По завершении проверки специалисты подписывают лист электронной подписью.

Кроме того, при необходимости можно вывести результат проверки на печать, т.е. система автоматически сформирует документ, соответствующий утвержденному внутренними регламентами формату.

Рис. 14

Интеграция с nanoCAD
Одной из важнейших задач этого проекта внедрения Appius-PLM ТДО было обеспечение интеграции с отечественной САПР-платформой nanoCAD, тем самым создавая единую комплексную среду для разработки и управления документацией.

Модуль интеграции позволяет выполнять следующие операции:
  • сохранять документы;
  • открывать документов DWG;
  • блокировать документы от изменения при совместном редактировании;
  • синхронизировать изменения свойств документов;
  • работать с внешними ссылками xref.
Файл документа берется на редактирование в системе (рис. 15):

Рис. 15

После того, как файл откроется в nanoCAD, отобразится подтверждение связи файла с базой «Appius-PLM ТДО» (рис. 16):

Рис. 16

Открытый из системы файл запоминается компонентом до окончания редактирования. Можно продолжать редактирование локально, закрывать nanoCAD, документ и т.д. При сохранении файла в систему атрибуты его блоков анализируются, и их значения могут быть присвоены документу системы, файл которого необходимо сохранить. Такая синхронизация свойств при сохранении позволяет редактировать параметры основной надписи файла и сразу присваивать эти значения свойствам документа. Кроме того, предусмотрены ручные режимы синхронизации атрибутов и свойств документа с помощью специальных команд.
Обучение
Принимая во внимание большую численность персонала ЗАКАЗЧИКА и значительный объем информации, которую необходимо усвоить пользователям, обучение проводилось в несколько этапов. Во-первых, были составлены несколько программ для разных категорий пользователей:
  1. Администратор системы
  2. Администратор данных системы
  3. Специалист по документообороту
  4. Пользователь

Обучение администратора системы и администратора данных проходило также во время настройки, т.е. ответственные специалисты ЗАКАЗЧИКА непосредственно участвовали в управлении системными настройками, создании и заполнении основных справочников, создании и настройке учетных записей новых пользователей, работе с элементами системы и т.д.

Обучение рядовых пользователей проходило как офлайн, т.е. на территории ЗАКАЗЧИКА совместно с сотрудниками, так и онлайн. Несколько групп приняли участие в ряде обучающих семинаров, по окончании которых были переданы видеозаписи уроков, а также текстовые инструкции по работе с системой.
Перспективы развития системы
В ходе внедрения системы ЗАКАЗЧИК увидел перспективы для дальнейшей автоматизации процессов работы с технической документацией. Например, подготовка проектных документов, учитывающих требования к сертификации и иной документации для каждой единицы МТР в соответствии с внутренними регламентами, обеспечение возможности сквозного прослеживания и связывания каждой отдельной единицы МТР в различных документах, подготовка документов, необходимых для выполнения строительно-монтажных работ и т.п.
Кроме того, предполагается увеличение числа активных пользователей системы, в том числе и внешних контрагентов.
← Назад к списку
Выстраиваем процессы с нуля и поддерживаем
на каждом шаге
Мы помогаем ЗАКАЗЧИКАМ начать работу с нашей системой, выстраивая все процессы с нуля.

На каждом этапе внедрения — от старта до завершения и успешного запуска — мы поддерживаем пользователей на всех уровнях. Это не только обучение и помощь в настройке,
но и такая поддержка, которая помогает сотрудникам легче адаптироваться к изменениям.

Наша цель — сделать переход на новую систему максимально комфортным и безболезненным для всех участников процесса.
Попробовать бесплатно